Politique de confidentialité

Définitions

Cette politique de confidentialité décrit nos politiques et procédures sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos informations lorsque vous utilisez le Site Arenys et vous informe de vos droits à la vie privée et de la façon dont la loi vous protège.

Pour l’application de la présente politique de confidentialité, les termes suivants ont le sens défini ci-dessous :

  • Site désigne le site internet accessible à l’adresse https://arenys.ai.
  • Assistant IA Expert désigne l’assistant conversationnel basé sur l’intelligence artificielle.
  • Société (dénommée « la Société », « nous », « notre » ou « nos » dans le présent Contrat) fait référence à Arenys, société par actions simplifiée, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Colmar sous le numéro 922 350 392, dont le siège social est situé 162 rue du Ladhof – 68000 Colmar. E-mail : contact@arenys.ai
  • Données personnelles sont toutes les informations relatives à une personne identifiée ou identifiable.
  • Sous-traitant / Prestataire désigne toute personne physique ou morale qui traite les données pour le compte de la Société. Il fait référence à des sociétés tierces ou à des personnes employées par la Société pour faciliter Arenys, le fournir au nom de la Société, effectuer des services liés à Arenys ou aider la Société à analyser la façon dont Arenys est utilisé.

Collecte et utilisation de vos données personnelles

Types de données collectées

Données personnelles et professionnelles

Dans le cadre de vos échanges avec l’Assistant IA Expert ou lors d’une prise de contact sur le Site, la Société collecte uniquement les informations nécessaires au traitement de votre demande professionnelle :

  • Nom
  • Adresse e-mail professionnelle
  • Numéro de téléphone
  • Données relatives à votre entreprise et à votre projet : nom de la structure, activité et besoins exprimés au cours de l’échange.

Données traitées par l’Assistant IA

Arenys déploie sur son site l’Assistant IA Expert afin de présenter sa solution technologique d’assistant conversationnel, d’en faire la démonstration en situation réelle et de recueillir les informations nécessaires pour qualifier les projets des entreprises intéressées.

Lorsque vous échangez avec l’Assistant IA Expert, les informations et messages que vous saisissez sont traités exclusivement pour répondre à vos questions sur notre service et, avec votre accord, constituer le dossier de cadrage commercial transmis à nos équipes.

Les échanges ont une finalité strictement professionnelle. Nous vous invitons à ne transmettre aucune donnée sensible au sens de l’article 9 du RGPD (données de santé, opinions politiques ou religieuses, etc.). Les conversations ne sont en aucun cas utilisées pour entraîner des modèles publics d’intelligence artificielle tiers.

Données d’utilisation

Lors de votre navigation sur le Site, des données techniques sont enregistrées de façon automatisée : adresse IP, type de navigateur, pages consultées ainsi que la date et l’heure de connexion. Ces données sont utilisées à des fins de sécurité et de bon fonctionnement technique du Site.


Utilisation de vos données personnelles

La Société utilise les données personnelles collectées pour les finalités suivantes :

  • Fourniture et administration du service : assurer l’accès au Site, son bon fonctionnement technique et la sécurité des connexions.
  • Gestion de la relation contractuelle et commerciale : gérer la souscription, la mise en service et l’abonnement à l’Assistant IA Expert, ainsi que la facturation afférente.
  • Suivi des demandes : répondre à vos sollicitations par e-mail ou téléphone et qualifier votre projet professionnel.
  • Transmission des dossiers d’affaires : adresser aux entreprises clientes les synthèses qualifiées issues des échanges menés par leur propre Assistant IA avec l’accord de leurs visiteurs.
  • Communications techniques et opérationnelles : vous informer des évolutions de fonctionnalités, de la maintenance programmée ou des mises à jour de sécurité nécessaires au service.

Conservation de vos données personnelles

La Société conserve vos données personnelles uniquement pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :

  • Données de prospection et échanges avec l’Assistant IA Expert : conservées pendant un délai maximal de 3 ans à compter du dernier contact émanant de votre part.
  • Données relatives aux contrats et à la facturation des clients abonnés : conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant 10 ans conformément aux obligations légales et comptables (articles L. 123-22 du Code de commerce et L. 102 B du Livre des procédures fiscales).
  • Données de navigation et journaux de connexion : conservées pendant une durée maximale de 12 mois à compter de leur enregistrement.

Les échanges réalisés avec l’Assistant IA Expert ne sont en aucun cas conservés pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle destinés à des tiers. À l’expiration de ces durées, les données sont définitivement supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

Transfert de vos données personnelles

Les données personnelles collectées par la Société sont hébergées et traitées au sein de l’Union européenne.

Afin d’assurer le fonctionnement de l’Assistant IA Expert, le contenu des échanges est traité de manière sécurisée par nos sous-traitants techniques (moteurs d’intelligence artificielle). Selon la configuration technique retenue, ces données peuvent transiter par :

  • Google (Gemini) : hébergé et opéré par Google Cloud EMEA Limited (Irlande)
  • OpenAI (ChatGPT) : hébergé et opéré par OpenAI Ireland Ltd (Irlande)
  • Anthropic (Claude) : hébergé et opéré par Anthropic Web Services (Union Européenne)
  • Mistral AI (Vibe) : hébergé et opéré par Mistral AI (France)

Dans l’hypothèse où certains traitements nécessiteraient un transfert hors de l’Union Européenne par ces sous-traitants, la Société s’assure que ces transferts sont encadrés par des garanties juridiques appropriées conformément aux articles 44 et suivants du RGPD, notamment par la conclusion de Clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

La Société garantit contractuellement que les données confiées à l’Assistant IA Expert ne sont en aucun cas utilisées par ces sous-traitants pour l’entraînement de leurs modèles d’intelligence artificielle publics.

Aucun transfert de données n’est réalisé à des fins commerciales ou publicitaires sans votre consentement préalable.

Vos droits sur vos données personnelles

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

  • Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
  • Droit de rectification : demander la modification ou la mise à jour de vos données si elles sont inexactes ou incomplètes.
  • Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : obtenir la suppression de vos données, sous réserve de nos obligations légales de conservation (notamment comptables et contractuelles).
  • Droit à la limitation : demander le gel temporaire du traitement de vos données dans les cas prévus par la loi.
  • Droit d’opposition : vous opposer à tout moment, pour des motifs légitimes, au traitement de vos données, notamment à des fins de prospection commerciale.
  • Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé pour les transmettre à un autre responsable de traitement.

Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits à tout moment en nous contactant :

  • Par e-mail : contact@arenys.ai
  • Par courrier postal : ARENYS SAS — 162 rue du Ladhof, 68000 Colmar

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous avez la faculté d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en France : la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés – www.cnil.fr).

Destinataires et communication de vos données

Vos données personnelles sont traitées de manière strictement confidentielle et ne sont transmises à aucun tiers à des fins de prospection commerciale.

Elles ne sont communiquées qu’aux destinataires suivants, dans la stricte limite de ce qui est nécessaire à l’exercice de leurs missions :

  • Au personnel habilité d’Arenys en charge de la relation commerciale, du support technique et de la gestion administrative.
  • Aux sous-traitants techniques d’Arenys, soumis à des obligations contractuelles strictes de sécurité et de confidentialité conformément à l’article 28 du RGPD (hébergement des serveurs, solutions d’infrastructure et de calcul des moteurs d’intelligence artificielle, prestataire de paiement sécurisé pour les clients abonnés).
  • Aux autorités judiciaires ou administratives compétentes, uniquement en cas de réquisition légale formelle ou pour satisfaire à une obligation réglementaire impérative.

En cas d’opération de restructuration d’entreprise (cession, fusion ou acquisition d’actifs), les données des clients et prospects pourront être transférées au repreneur, qui demeurera soumis aux mêmes obligations de protection et de respect de la présente politique.

Sécurité de vos données personnelles

La Société met en œuvre l’ensemble des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de préserver la sécurité, la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles, et d’empêcher tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction fortuite ou illicite.

Les flux de données sur le Site sont intégralement chiffrés à l’aide de protocoles sécurisés (HTTPS / TLS). Les accès aux infrastructures et aux données d’administration font l’objet d’un contrôle strict et sont réservés aux seules personnes habilitées.

Liens vers d’autres sites Web

Le Site peut contenir des liens vers des sites ou services tiers (notamment des plateformes partenaires ou des régies publicitaires). La Société n’exerce aucun contrôle sur le contenu, les politiques de confidentialité ou les pratiques de ces sites tiers et décline toute responsabilité quant à la gestion de vos données par ces derniers. Nous vous invitons à consulter la politique de confidentialité propre à chacun des sites consultés.

Modifications de la présente politique de confidentialité

La Société se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité à tout moment afin de tenir compte de toute évolution réglementaire, légale ou technique. Toute modification prend effet dès sa publication en ligne sur cette page. La date de dernière mise à jour est mentionnée en tête de document.

Contactez-nous

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour exercer vos droits, vous pouvez nous contacter :

  • Par e-mail : contact@arenys.ai
  • Par voie postale : ARENYS SAS – 162 rue du Ladhof – 68000 Colmar